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二维码技术在固定资产管理中的应用与研究

发布时间:2017年01月03日 来源:中国自动识别网 作者:高 娟 郭 梅/文

固定资产是事业单位开展工作的必备条件,是保障单位正常运行的重要物质基础。固定资产具有使用期限较长、单位价值较高、在使用过程中保持原有实物形态等特点。固定资产管理是一项较复杂的组织工作,涉及了单位的计划、采购、使用、管理以及财务等多个部门,需要几个部门共同参与固定资产的管理工作。随着社会经济的不断发展,固定资产数量和种类不断增加,给固定资产的管理带来了不少问题。采用二维码对固定资产进行唯一标识,利用手持数据采集终端完成固定资产的日常管理、盘点核查等工作,实现了对固定资产实物生命周期和使用状态的全程跟踪,从技术上最大限度的保证了资产的帐实相符,提高了固定资产管理人员的工作效率。

 

固定资产管理现状

在一个单位组织中,人员与固定资产的变动一般较频繁,但是固定资产管理人员的管理意识较为淡薄,在固定资产实物调整、转移后,资产台账没有及时变动,随着时间的推移,造成账实不符、核算不实的现象。一些设备如电脑、打印机由于移动方便,虽然每年都进行固定资产盘点,但无法查清盘盈盘亏的原因,也无法明确使用人。

公共区域内的固定资产在未经许可的情况下就被调用,管理部门无法及时掌握资产的转移情况,只能逐个办公室核查,增加了固定资产管理人员的工作量。

各固定资产管理部门根据各自的工作特点,采用便于本部门工作的管理方式,形成了各不相同的固定资产管理模式,缺少各部门间管理的协调一致性。同时,院资产具有价值高、使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点。传统的固定资产管理模式无论从质量上还是效率上,都难以适应业务发展和管理新形式的需要。

 

固定资产管理系统建设目标和原则

建设目标

二维码具有高密度编码、信息容量大、容错能力强、译码可靠性高等优点。目前已经在资产管理、证件管理、执照年检、报表管理、票务管理、银行票据管理等众多行业取得推广,为我国信息产业的发展和现代化的经济建设带来强大的动力。通过二维码技术,对固定资产实物生命周期进行监管,改变固定资产清查数据的采集方式,提高清查效率和准确率。使单位资产管理人员更轻松、更有效地进行管理,快速查询、统计固定资产情况,实现资源合理配置,为领导决策提供科学准确的依据。


建设原则

易使用性原则 系统提供友好的用户操作界面,操作方便、快速;

可靠性原则 为了提供可靠的Web服务,建立有效的数据备份、恢复机制,采用高稳定性、高可用性的软硬件产品,保证系统稳定无误地正常运转;

安全性原则 采用全面的权限管理机制,确保固定资产数据库安全管理。对于访问权限采用基于角色和基于对象的权限管理模式;

先进性原则 选择先进的应用支撑平台,采用先进的主流技术路线,技术水平达到国内同期同类系统的领先水平;

可扩展性原则 随着该系统的使用,资产管理人员根据实际工作中遇到的问题,不断提出新需求,业务管理进一步深化,为后续的深化扩展预留空间。

 

固定资产管理系统建设

以固定资产生命周期为管理对象,以二维码为信息存储载体,对固定资产购置、入库、领用、清理、盘点、借用、归还、维修、报废等各个环节进行动态跟踪,并实现对固定资产价值的管理。

系统提供二维码生成和打印功能。新购置固定资产后,资产管理人员对资产进行验收入库,进入系统逐项录入资产信息,每台(件)资产可由系统生成二维码,通过条码打印机打印并粘贴在固定资产上,二维码识读的内容可由资产管理人员根据工作需要设定。盘点固定资产时,通过二维码手持识别器扫描,管理人员在识别器的显示屏上可直接阅读资产上的二维码信息,进行资产核查。识读出来的信息如果需要修改,管理人员可以直接在识别器上进行人工修改,二维码识别器中的数据实时传输至计算机,实现数据的互联互通。

导出原资产管理系统数据库的数据,将资产原始数据信息迁移至本系统,为盘点、查询、统计分析等打下基础,保证数据的完整性和准确性。          

 

固定资产管理系统主要功能

资产台账管理 以列表形式展现已有资产台账,双击可查看具体资产信息,可对资产信息修改更新,也可对已有资产台账进行删除操作。可通过简单查询或高级查询快速查找到对应台账,可将台账列表导出,方便汇总上报;

新增资产管理 在系统里填写资产相关信息,固定资产登入台账,生成二维码,打印二维码粘贴于固定资产上;

领用出库管理 用户领用固定资产时进行的记录。包括新增领用出库记录和删除领用出库记录。可实现简单查询、高级查询、导出台账等操作。新增领用出库记录时可调用台账中该固定资产信息;

领用退库管理 用户归还固定资产时进行的记录。可调用系统里资产出库管理信息,对出库记录进行退库操作。包括新增领用退库记录和删除领用退库记录;

资产调拨管理 资产从某一部门调拨至另一部门进行的记录。包括新增、删除等功能;

资产盘点管理 创建固定资产盘点任务单,根据盘点计划,资产管理人员到固定资产存放地点,用二维码读码器扫描资产上的二维码。读码器中的数据和计算机实时交换扫描后,自动把扫描到的信息与系统原有资产数据进行比较,系统中没有的数据,添加资产信息(即盘盈资产);未扫描到的资产,标记为盘亏资产;资产信息有变动的,资产管理人员可现场通过二维码识读器进行更改修正。盘点的数据可实现统计、报表输出等功能;

资产借用管理 对资产借用的信息进行登记。录入借用人员、借出时间和借出的资产信息,调用资产台账库中的数据,保存后即形成新的资产借用管理单;

资产归还管理 对借用的资产,进行归还记录。归还后该条信息从资产借用管理列表进入到资产归还管理列表;

资产故障登记 新建资产故障登记表,记录故障信息、资产信息,描述故障现象、故障原因和处理意见,保存表单,登记完成;

故障维修管理 对登记的故障资产维修完成后,进行故障消除。处理后该条信息从资产故障登记列表转移到故障维修管理列表;

资产报废管理 对有缺陷、故障、无法维修、维修失败需要报废的资产,或固定资产使用寿命到期的资产进行资产报废管理。报废时,可调用固定资产台账中的信息,资产报废后,从固定资产台账中消除该固定资产信息,转移到资产报废管理列表。管理员可从报废资产列表中查询已报废资产,对资产进行管理;

报废资产处置 对进入资产报废管理列表的固定资产,适时进行报废资产的处置,可赠予或销毁,管理员负责记录相关具体处置信息,以备核查;

资产销账管理 对已赠予、销毁、遗失的固定资产进行销账管理。该固定资产信息从固定资产台账中移除,存放在资产历史记录里,以备核查;

统计分析 对资产盘点结果选择统计条件,可进行盘盈情况统计、盘亏情况统计、差异情况统计、差异明细统计、部门统计、使用人员统计、管理部门统计、资产类型统计和多重条件统计。对于统计结果可进行打印或导出;

用户管理与权限设置 权限的分配是用户管理的关键。权限由系统管理员统一管理,可根据实际工作需要,实时调整权限分配。权限管理有效控制了应用系统运行中的越位操作,没有获得相应功能操作权限的用户无权进行此操作,提高了系统的安全性;权限由系统管理员统一操控,可根据实际工作需要,适时调整权限分配,方便实用。良好的用户管理是数据安全、可靠以及系统稳定运行的有力保证;

数据备份及恢复 系统提供定时备份机制,保护数据安全。数据恢复可以通过备份文件恢复,若数据库系统出现问题,可快速启动备份系统,保证系统稳定正常运转,降低故障影响时间;
日志管理 对用户的系统操作进行日志记录,为系统管理员提供日志查阅功能;

系统参数配置 对系统中的部分参数提供配置功能,增强用户对系统的自定义能力。

二维码技术的应用能够使固定资产管理更加方便、高效,实现数据信息的共享和在线管理,使固定资产的管理由静态变为动态,对实物整个生命周期进行全程跟踪管理。清查效率得到了极大的提高,清查方式更加简化,清查结果更加准确,有效地避免了清查前后账、卡、实物的不一致的情况发生。该系统的研究与应用对固定资产管理工作向信息化、标准化、科学化的发展起到了推动作用。 

(作者单位:新疆维吾尔自治区标准化研究院)

《中国自动识别技术》2016年第6期总第63期

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