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新一代协同办公信息平台的研究与实现

发布时间:2018年01月04日 来源:中国自动识别网 作者:高桂萍

针对于铁路行业,发达国家大多已经建有完善的客货管理信息系统及铁路运输综合信息系统,并且各类专业信息系统不断向综合化、集成化的方向发展,铁路也向着操纵自动化、管理系统化、决策智能化的方向发展。
我国的办公自动化技术起步较晚,但是发展迅猛。目前,我国的办公自动化系统正朝着集成化、网络化、多媒体和智能化的国际水平发展。随着铁路信息化的深入,企业管理信息系统的进一步发展,铁路行业面临“系统整合”(Integration)和“信息重建”(Reengineering)两大基本问题。建立作为其他各系统标准扩展接口的OA系统,是避免信息孤岛产生的关键。企业大部分应用系统如CRM、ERP、HR等,信息都封存在各个系统内,用户也局限在相关业务部门。OA系统则是企业内唯一跨部门、每个员工都会使用到的信息共享平台。上述业务系统如果需要与全体员工发生交互,往往需要通过OA系统作为信息中转。所以OA系统是企业信息应用建设的信息枢纽,要进行全段范围内的信息资源规划工作。
 
新一代协同办公信息平台设计
某机务段的协同网络办公信息平台系统主要遵循整体性保障原则、实用性原则、人性化的界面设计原则、模块化设计原则、基于原型系统设计原则、权限细分原则进行设计。
系统需求分析
在系统管理方面,用户需求内容包括:提供权限管理功能、参数设置、科目维护、公文编码、单位信息维护、报表模板、短信统计、系统日志、签名维护、在线信息等功能。实现系统基础编码管理、系统级管理,确保系统的正常运行。
系统总体架构
系统设计目标
系统的总体设计目标是设计出符合用户需要的网络办公信息平台,提高行政办公的工作效率。协同OA信息平台的设计根据某机务段本身的工作流程和信息特点进行设计规划,系统在建设的过程中充分考虑到实际需求。建立综合办公信息平台,实现用户需求的网络办公模式,实现文件的网络化管理、行政信息的快速流转以及按需求传播。
系统硬件设计
系统采用Cisco的路由器作为Intranet接口的网关,在路由器中可以内置防火墙以确保网络系统的安全;通过Windows 2000 Server操作系统的安全机制以及 Oracle 9i 数据库的权限,对用户权限进行集中控制,满足应用系统的安全要求。系统采用了两台高性能服务器,两台服务器均配备热插拔硬盘,具有超强扩展能力和高可用性。在硬件可靠的同时,两台服务器互为备份,真正做到万无一失,保证了网络传输的可靠性。
系统软件设计
根据某机务段的实际情况,整个系统软件功能模块可以划分为如图1所示。协同办公为系统的主要模块之一,其子模块设计如图2所示。
图1  协同信息平台组成
 
图2  协同办公系统模块划分
 
系统运行模式研究
协同OA信息平台体系架构是基于RIA构建的,在逻辑设计上分为3层:前台信息应用表达层、中间件信息应用服务器层和后台数据库服务器层。
系统开发平台选择
系统的开发平台采用ASP.NET平台,系统的开发语言采用C#,数据库平台采用SQL Server2000。
       
新一代协同办公信息平台的实现
系统的主页菜单划分为工作流管理、文档管理、个人事务、日程管理、日志管理、新闻公告等子菜单。点击每个子菜单可以异步刷新进入每个功能界面。
工作流程模块
工作流程模块的建立可以提高铁路站段内部流程运行速度和效率,降低企业管理成本,不断改善、重组、流程优化,提高核心竞争力,随时掌握业务情况和业务流程处理效率,实现实时的管理监控,实现远程和移动办公,实现事务处理“零响应”。系统在设计文件流转流程管理的时候,从“建立”“修改” 和“监控”三方面来规划(见图3)。在整个实现过程中主要进行数据库的读写操作,从数据库中读取文件以及其所在位置并读取其状态,进行控件的动态生成、修改。
 
 图3 流程监控
 
文档管理模块
铁路机务段在日常办公中涉及到很多文档的编写和审批,为了方便用户使用协同信息平台,文档管理模块与Office 完美集成,可以实现Word文档在线编辑、自动上传、痕迹保留、全文批注、手写签名、电子印章、打印等功能(如图4)。
 
图4 文档管理模块
 
个人事务模块
个人事务模块是与每个员工联系最为密切的模块之一。其实现的功能主要有:短消息、电子邮件、日程安排、工作日志、通讯录等 。通过该模块的使用,该机务段员工可以完成基本的日常事务。
Ajax技术体现
在企业级WEB应用中,存在很多问题。比如树型菜单、数据联动、页面等待等,一直没有优秀的解决方案,很多用户因此更偏向使用C/S架构的程序。该系统引入了Ajax技术,能很好地解决这些问题,提升了用户体验。
新一代协同办公信息平台的优化
该系统将OA与EKP结合起来,通过EKP提供一个综合的信息平台。基于EKP的铁路协同OA,可以方便、灵活地解决该机务段所面临的问题。该平台能有效、合理地把分布在各地的局部OA系统连接起来,实现数据网络互连,整合系统资源,彻底解决信息孤岛的问题,最终达到业务处理统一标准,实现部门员工对信息资源的知识共享,从而提高员工的工作效率。(如图5)
 
图5 信息集成示意图
 
通过应用企业知识门户框架,在门户网站上集成该企业现有的业务信息系统资源,打破常规的信息孤岛,加快不同信息系统之间数据的共享与交流,实现现有信息应用系统的集成和整合,并提供增值服务,使企业员工、客户、供应商及合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需的信息。
知识管理理论和系统框架,实现了该企业对知识信息的有效管理,使得该企业具有敏锐的洞察力和动态反应能力,能够灵活地调整成本结构和业务流程,降低风险,提高企业的竞争力。专业的面向铁路系统的协同办公信息平台,解决了铁路系统办公经常遇到流程处理、信息共享、部门协作、人员通讯、非结构化数据处理等问题。通过客户端Ajax这一新技术的支持,改善了系统的界面友好性,消除了传统Web应用的固有缺陷,实现了系统常用的交互界面的异步刷新,提高了用户体验、减轻了服务器负担。
(作者单位:中国邮政集团公司甘肃省信息技术局)
《中国自动识别技术》2017年第6期总第69期

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