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以条码微站为基础的资产管理系统

发布时间:2018年06月20日 来源:中国自动识别网 作者:姚波

随着政府机关和企事业单位业务不断发展、人员增多,固定资产管理工作十分繁杂。固定资产标签的制定、填写或打印、粘贴、资产状态的跟踪容易混乱,再加上固定资产使用地点分散、管理难度大等原因,盘点等工作时效和工作量依然会占用很大的资源和人力。目前传统的固定资产管理模式无论从质量上还是效率上,都难以适应管理新形式的需要。政府机关及企事业单位的发展,不可避免地要涉及到单位资产的有效管理。尤其是那些技术装备密集的机构企业,固定资产的科学管理显得尤为重要。因此,寻找一种简便、高效的管理手段成为必然。
结合条码微站二维码和GS1系统,建立一物一码的编码体系,实现固定资产的统一标识,对资产的整个生命周期进行全程的管理,实现管理流程智能化,提供资产标识、资产维护、资产交接、日常巡检、库存盘点等围绕资产的服务功能。帮助用户及时全面掌握资产的分布以及状况,将使各级相关管理人员及有关领导快速查询、统计固定资产情况,实现合理配置资源、决策,提供依据,提高工作效率。
 
资产管理难点
物品信息与“人”“财”信息并列为社会经济运行的三大基础信息。与“人” “财”信息相比,“物”的品种繁杂、属性多样;管理主体众多;运行过程复杂。长期以来,资产管理存在巨大隐患和痛点:
资产种类、数量、价值庞大;手工或半手工记账,“物/账”不统一,使用无序、混乱;
资产购入量逐年增加,支出巨大;但存在大量重复购买,没有实现物尽其用,浪费投资;
用户单位机构职能改革,人事、部门、岗位、人员调整时,造成资产归属不清,资产状态不明,职能部门处置与监督不力,资产流失严重;
资产清查盘点基本手工操作,费时费力,总是“前清后乱”;
资产价值与运营成本无法实时、准确地核算,特别是业务和生产直接相关的资产使用率低下,造成单位内部管理效率与生产效率极低;
对具有多个异地分支机构的企事业单位,无法进行整个机构资产数据的同步与共享,职能部门领导无法实时了解资产的总量、构成、分布、变动等信息。
 
资产管理信息系统
 
资产管理信息系统
中国物品编码中心(以下简称编码中心)武汉分中心为解决各行业用户在资产管理方面遇到的困难,立项设计开发了资产管理信息系统。
解决方案
该系统针对企事业单位“资产”这一“物”的品类及相关业务流程与管理流程,结合条码微站,运用先进的条码技术和移动互联网技术,设计开发云端资产管理信息系统平台及手机端App应用系统,实现对单位资产标识、入库、领用、调拨、维修、报废,以及资产交接、巡检、盘点等所有环节的全生命周期监管,实现资产管理工作的自动化、智能化和科学化。
同时,该系统使用了我国固定资产分类与代码相关数据标准和编码中心GS1体系标准,从根本上解决了固定资产实物信息与计算机数据的科学性、精准性问题,建立起了资产管理中关于“物”的数据资源系统,实现了企事业单位内部,以及使用该系统的各机关单位之间的信息交换与数据共享,真正提高单位内部管理效率和生产效率。
 
原理图
 
采用条码微站管理资产
统一的符合国标的资产标识系统
整个系统依据国家相关标准,使用条码微站二维码技术来标识单位资产,建立符合国标的、通用的、开放的、跨行业的、一物一码的全球统一编码标识系统(GS1系统);同时开发建立固定资产电子数据与数据库系统,真正支持与用户其他业务系统的信息交换、数据共享。系统数据结构定义遵循以下标准:GB/T14885-2010《固定资产分类与代码》;GB/T31360-2015《固定资产核心元数据》;编码中心所提倡的GS1系统编码标准。
物联网资产管理体系
平台与编码中心数据库对接,利用条码微站,将编码中心管理的资产使用部门标准编码与本系统平台标准的资产编码统一在一个平台系统中,建立资产与部门/机构/处室的“物”与“人”的物联网信息系统,实现信息交换、资源共享。资产录入时,对于中国商品信息服务平台中已有的商品,只需扫描;对于商品条码,相关商品信息自动填入资产属性表单,极大地提高了资产录入效率,而且更准确,更丰富。
标准的条码打印服务
系统可以挂接专业条码打印机,按照用户资产品类及使用环境,支持多种类型的条码标签。管理员可以按照系统设计的条码模板或者用户自定义条码打印资产标签,标识资产属性。
政务服务
通过系统平台与移动终端App,建立事业单位部门/处室政务服务微门户,提高政府机构政务服务水平和办事效率,为社会公众提供更高效的服务。
流程管理标准化
对固定资产全生命周期涉及到的资产标识、入库、领用、调拨、维修、报废,以及资产交接、巡检、盘点等环节,进行流程信息化、智能化、标准化实现。
操作自动化、智能化
资产按人员权限分级管理与查看,不但支持专业的PDA、扫码枪设备,而且支持用户手机扫码;资产巡检、盘点等任务由云平台自动下发,手机等移动终端自动提醒,一“扫”而过,快速执行任务、数据精准上传;用户的资产报修、报废等申请,也可以由手机发起申请。
信息安全防护
系统通过权限的颗粒度划分,以及每一个功能模块、每一个页面的用户访问权限分配,实现应用软件系统与数据访问读写的安全性。同时,系统会根据用户个性化需求,从网络访问控制、病毒防护、应用访问控制、系统高可用性等各方面帮助用户搭建安全稳定的运行环境。
 
 
手机端操作界面
 
PC端操作界面
 
应用优势
运用云平台和物联网管理思路,设计开发资产管理云平台系统和移动终端APP应用,将资产管理的各个环节由混乱的手工表格、文档记录操作,升级为业务流程平台化管控、标准化执行,智能化操作。
按照国标数据标准,使用条码技术实现对资产个体的实时、准确标识;使用条码打印机、智能移动终端、智能手机等先进条码设备联网协作,替代手工记录和统计,数据实时采集、精准上传,数据处理时效性和准确率大大提高。
建立资产管理信息库与数据库,达到资产价值管理与实物管理统一,实现资产账、卡、物相符;保障资产合理配置、科学使用,提高资产使用效率和成本管理水平。
实现资产数据全生命周期可跟踪、可追溯,有效避免资产流失、重复购置、监管失职。
考虑政府机关与事业单位业务特点,运用条码技术为各业务部门建立微网站入口系统,增加政务公开和公众服务水平。
管理权限分明,从资产主管部门、资产系统管理员到资产领用部门、使用人等,权限划分科学合理,颗粒度精细,管理方便。
用户界面风格统一,风格稳重整洁;系统操作简单明了,一目了然。
 

中国物品编码中心武汉分中心   姚波

《条码与信息系统》2018年第3期总第145期

延伸阅读:

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