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基于OES系统的耗材精细化管理探索

发布时间:2021年10月20日 来源:中国自动识别网 作者:王思萌 刘春阳 赵玉霞 阚磊 董浩然 安桉

医用耗材的管理是现代化医院管理的重要组成部分,是现代医院信息化建设的重要环节,也是确保医疗服务整体质量和安全的关键。
2019年6月,国家卫生健康委与国家中医药局联合发布《医疗机构医用耗材管理办法(试行)》(国卫医发〔2019〕43号),明确规定“医疗机构应当逐步建立医用耗材信息化管理制度和系统。医疗机构耗材管理信息系统应当与医疗机构其他相关信息系统整合,做到信息互联互通。医疗机构耗材管理信息系统应当覆盖医用耗材遴选、采购、验收、入库、储存、盘点、申领、出库、临床使用、质量安全事件报告、不良反应监测、重点监控、超常预警、点评等各环节,实现每一件医用耗材的全生命周期可溯源。传统的管理模式,手工出入库、盘点、记账的方式已经无法满足新医改形势下现代化医院建设的要求,如何利用信息化手段强化医用耗材精细化管理,进行院内物流的流程再造,有效控制医用耗材管理成本,形成规范、全面的医用耗材信息化管理体系,确保医用耗材有效、安全供应已成为各大医院目前面临的重点和难点课题之一。
郑州大学第一附属医院(以下简称医院)打破传统的医用耗材管理模式,根据医院实际情况,与HIS系统进行有效结合,重点运用UDI对高值耗材进行精细化管理,有的放矢,形成了一套基于OES系统(Operation Effective System,全名“医用耗材高效运营管理系统”,是一个基于Web Server的B/S架构下的耗材信息化管理系统)的医用耗材全覆盖、全生命周期的管理模式。
 
医用耗材传统管理模式与不足
搭建OES系统之前,医院的医用耗材管理虽然也使用了一部分信息化手段,但是仍有线下操作的部分,属于线上线下相结合。使用HIS系统进行出入库和计费,另一软件系统进行追溯,多种系统并存且无法互通的情况下,耗材管理面临最大的问题就是无法进行数据统计;对于临床科室的需求、库存量等信息无法进行掌控;出入库系统、计费系统与追溯系统脱离,出入库和计费非实时关联。另外资质管理部分,传统的纸质管理耗费大量人力物力财力,不仅需要反复进行统计和更新,且不便于跟进营业执照、经营许可证、授权和注册证等证件的有效期,在送货时需要人工核对耗材是否在注册证效期内生产。线上线下相结合、多系统并存,存在诸多漏洞和风险,各个二级库房,临床科室与医学装备部相对形成信息孤岛,对信息数据的协同一体化和统计调取造成困难。
 
基于OES的医用耗材精细化管理模式
精细化管理是一种理念,一种文化,是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式,是一种以最大限度地减少管理所占用的资源、 降低管理成本和提高管理效益为主要目标的管理方式。
医用耗材管理与OES系统
医用耗材的管理,从医用耗材的院内物流环节而言,主要涉及资质管理、验收管理、计费和追溯管理等多个管理环节,从医用耗材的价值和用途进行分类,又可分为低值耗材、高值耗材管理。总的来说,医用耗材从入院开始到使用计费结束的整个生命周期,均为院内耗材管理和监控的重点。
将医用耗材精细化管理依托OES系统形成一个规范科学的医用耗材精细化管理模式,如图1所示,以信息化手段实现医用耗材采购部门与供应商之间供采协同、配送协同、结算协同,保证信息传递的及时性、准确性,降低沟通成本,提高运营效率。支持低值、高值及骨科材料全流程管理。
图1  基于OES的医用耗材精细化管理流程
 
医用耗材资质的精细化管理
OES系统采用供采协同的方法,通过内外网交互,在外网搭建供应商专属平台,如图2所示,在绑定供应商编码后,属于该供应商的物资字典将会自动同步到供应商的外网客户端,供应商需按照物资目录,绑定和推送相应的证件,医院对供应商证件审核通过后,才能生效。未审批或审批不通过时,供应商无法送货,避免证件不全或不合格带来的安全隐患。
图2  供应商资质审核页面
 
资质证件信息数据同步至医院内网,通过OES可以即时查阅相关证件。线上管理资质证件,便于查询和检索证件并设置预警,不再需要人工制作台账、编号,手工翻阅资质,设置资质效期预警后,当耗材在线上进行验收、入库、出库、计费等每一个环节,都会弹出提醒,供应商端也会有更新证件的提醒,需要调取资质时只需要检索即可一键打印,大大提高了医用耗材资质管理的效率。
供采协同模式下医用耗材采购管理
传统管理模式下医院跟供应商之间往往通过电话、微信等方式沟通。经常出现信息不对称,导致信息遗漏、偏差的情况。科室、库房和采购之间信息相互孤立。科室领料通过纸质和电话信息传递,经常出现传递信息的不准确。供采协同的管理模式做到从科室到采购部门到供应商之间的三方交汇,供采协同。
低值耗材采用科室向各院区库房提交请领需求,库房在收到各科室请领需求后库管定时审核汇总成采购计划,向医学装备部采购员提交计划,采购员审核计划后一键拆分成不同供应商对应的订单提交领导审核,领导审核通过后,订单将通过内外网交互到达供应商客户端,这里可以是网页页面接收,也可以是智能手机通过关注微信公众号绑定账号后接收,供应商根据订单信息,选择相应的证件,生成送货单。各手术室、腔镜中心使用的高值耗材,由于受到突然情况、季节、医生院区内调动等因素影响,可直接生产采购计划,至采购员处提交审核,无需再经过库管,如图3所示。
图3  供采协同下的采购闭环管理
 
采用GS1编码进行高值耗材精细化管理
医疗器械GS1码为高值耗材自带条码,也是目前推行的“医疗器械唯一标识(UDI)”的实施标准之一。医疗器械方面,据统计,在国内上百家医院运行的植入性医疗器械追溯系统中,国产器械100%采用了GS1标准,进口生产企业使用GS1标准的也达到80%以上。
针对高值耗材,供应商在收到医院订单后,需要生成送货单,送货单上显示耗材生产厂家、批号和效期等相关信息。通过对UDI的应用实践,采用GS1条码解析功能,要求厂家接收到订单后在生产送货单时采用GS1扫码解析自动填入生成厂家、生产日期、有效期等耗材信息,并同时将GS1码与随机匹配产生的院内码绑定,再将计费编码绑定在院内码上,通过与HIS计费系统对接,普通扫码枪即可完成扫码计费。贴有院内码的耗材,首先要经过医学装备部验收,验收通过后库管可以在自己库房的页面看到验收通过的耗材,对其进行入库操作,此步骤由装备部和使用科室双重确认,共同管理。OES系统将手术室工作人员工号与手术间号录入系统,巡回护士领取耗材时必须使用PDA选择自己工号和房间号后,逐一扫描院内码,领用自己需要的耗材,此时耗材与领用人绑定,库管页面会显示领取信息,只有被领取人绑定扫描后的耗材到手术间才能扫描计费,否则院内码扫描将无效。手术结束后,巡回护士扫码计费。OES与HIS交互信息,提取患者信息同时完成计费,生成“高值耗材使用清单”,耗材的信息和患者信息均有显示,完成追溯。若术中有未使用的耗材,库管页面将显示“领取未归还”,耗材去向可追踪到人。医院高值耗材精细化闭环管理流程,如图4所示。
图4  高值耗材精细化管理流程
 
所有的耗材经过验收到达二级库房后,仍为供应商资产,直到耗材扫码计费成功,则产生代销出库信息,月底汇总代销出库信息产生实际的出库单,医院才会对这部分物资进行付款。各大二级库房的库管,可以看到库存的台账信息,系统台账实时展现该库房使用的物资、未使用的物资和效期预警。根据使用信息,库管可以设定高低储,实现自动报货。
高值耗材的精细化管理,有效填补了传统模式下的管理漏洞,避免了计费系统与追溯系统分离导致的跑冒滴漏现象,提高了工作效率,节省了人力资源。
 
应用效果
提升数据质量和准确性
医院以前的耗材数据记录在多个系统中,并缺乏有效的对接,需要花费大量人工核对确认系统间数据后才能出具统计分析类报表。在OES系统中,对供应商、物资字典、价格、生产厂商等基础数据进行清洗和梳理,建立了“统一语言”;另外,通过OES系统管理科室请领、计划、订单、验收、入库、计费、出库、追溯等完整流程,实现数据在各业务环节无缝对接,可以一键导出所需的统计数据,确保数据前后唯一性、准确性。
提升工作效率
通过系统实现临床科室、采购科室、库房、供应商在线协同,达到了数据自动流转、实时共享、在线可视化管理的效果,提升了耗材采购工作效率。通过对比分析,耗材从科室提出需求到供应商确认的时间间隔由原来的8小时,缩短到了2小时,缩短了75%的时间,如图5所示。
图5  从科室报货到供应商收到订单用时对比图
 
提升管理水平
以前,医院通过手工记录耗材的效期,并定期盘点实物查找过期或即将过期的耗材。使用OES系统之后,供应商送货时在线记录耗材的效期(高值耗材通过扫描GS1码自动获取效期信息),库房验收无误时,系统自动记录效期。库房可以实时查询耗材的到期情况,便于对其进行报废或其他方式的处理,有效提升了管理水平。
基于OES系统和HIS系统的结合形成的医用耗材精细化管理模式,探索出一条医院与供应商高效协同,全流程闭环,供应商主动参与的管理模式,实现了医院供应链管理链条的延伸,助推医院运营效率升级。通过构建OES一体化管理系统,打通了医用耗材从科室申领、采购计划、采购订单、供应商送货单、扫码验收到入库,依靠GS1条码技术的全链条业务,在系统内详细记录医用耗材的注册类别、规格、型号、销售厂商、价格、生产批号、生产日期和消毒灭菌日期等相关信息,并建立从送货、检验、入库、存储到临床使用的全链条追溯链,高值耗材一物一码,便于随时查询耗材的来源及去处,向前可溯源,向后可追踪,真正实现医用耗材全生命周期可追溯,形成供应链良性机制,安全规范,真正实现医用耗材的全生命周期精益管理。
(基金项目:2020年度郑州大学党风廉政专题研究项目)
郑州大学第一附属医院 王思萌 刘春阳 赵玉霞 阚磊 董浩然 安桉
《条码与信息系统》2021年第5期总第165期

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