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二维码固定资产管理系统

发布时间:2018年10月09日 来源:中国自动识别网 作者:蔡凯

近些年我国经济快速发展,企业规模变大的同时,企业对固定资产的购置也不断增长,衍生出固定资产在企业内部管理时的各种乱象。
资产投资频繁导致资产存量大,信息更新不及时,形成资产隐形流失的问题。
•报废及损坏资产的处理不及时。固定资产损坏到一定程度,需要上报进行报废,在报废时存在着流程不清晰,资产处理方式和处理责任人无法追溯,在报废处理的同时不能够及时上报财务留档,导致数据失真,造成企业固定资产的流失。
•固定资产使用者更替。现在企业人员变动频繁,当资产使用者出现变化,资产管理人员需要更新资产信息,但是当资产使用出错的时候,责任的追究容易混乱。
•固定资产盘点不易。每年年末企业需要盘点现有的固定资产,由于固定资产管理的混乱造成数据失真,现有固定资产、损坏及报废资产数量都无法准确得知,资产责任人员无法追究,这将会给企业造成巨大损失。
在此背景下,中国物品编码中心武汉分中心立项开发了《基于条码微站应用的固定资产管理系统》,将二维码编码技术应用于固定资产管理,对固定资产的采购建设、使用维护、报废处理等一系列环节进行有效管理,从而降低管理成本,提高企业资产使用率及资金利用率。
 
二维码特点
二维码,也叫二维条码,是由特定的几何图形按规律在平面分布的黑白相间的图形记录数据符号信息。与一维条码一样,二维条码也有许多不同的编码方法,或者称为码制,按编码原理可以分为行排式二维码和矩阵式二维码。二维码能在同时两个方向上同时储存信息,与传统的一维条码相比,二维码具有编码密度高、信息容量大、容错能力强、译码可靠性高等优点。目前已经在资产管理、证件管理、执照年检、票务管理、日常支付、广告推销等众多行业得到推广,有着广阔应用前景。
 
开发思路
通过对当前应用环境的调研分析,结合企事业单位对固定资产管理应用的需求,武汉分中心以“物联网+智能化=资产管理”为思路,以“二维码+PC+智能手机”为工具,深入研究二维码编码技术和移动应用平台,开发出了能全面满足企事业单位需求的固定资产管理系统。
本系统与市面上的类似产品有着本质上的区别,遵循准确性、及时性、可靠性、安全性、开放性、可扩展性原则,基于GB/T 14885-2010《固定资产分类与代码》国家标准、GB/T 31360-2015 《固定资产核心元数据》和全球统一编码标识系统(GS1系统)对固定资产进行分类及编码,系统为每个资产生成一张独特的二维码标签,从资产购入使用开始到资产报废退出的整个周期,实行全程追踪管理。利用手机APP识读资产二维码,可以实时查询和管理资产情况,即可解决资产管理中帐、卡、物不符,资产数量不清,资产闲置、资产虚增以及资产流失的问题。为企事业单位资产管理工作提供有效的数据支持及可靠的决策依据,实现固定资产管理工作的标准化、效率化、规范化、简便化、全面化管理,全面提升企事业单位资产管理水平。让固定资产的管理变得规范、准确,简便和全面,而手机与二维码的结合无疑是为传统固定资产的管理方式带来了突破。
 
应用情况
固定资产系统在研发完成后,在武汉某单位进行了上线试运行。在其使用期间,固定资产管理效率得到有效提高。本系统在运行时体现了以下几处优点:
管理更加规范化。将二维码技术的应用于固定资产管理使其更加简便快捷,减少手人工操作带来的数据失真;按照国家标准对每一实物赋予一个独特的二维码标识,避免固定资产账物不符、资产不明的情况发生。同时,二维码具有安全可靠、存储容量大、容易识读、使用寿命长等特点,不会造成固定资产上标签损坏导致的频繁更换。
管理更加准确化。在盘查资产时,只要通过手持移动终端对二维码进行扫描,就能自动识别资产,电脑端会显示该资产的相关数据,实物的信息将能与资产管理系统中的信息一一对应。实现对资产状况的精准盘点,这样就会减少盘点中的一系列误差,极大提升了资产信息的准确率。
管理更加安全化。在实施中,因该单位科室多,且各科室相隔较远,资产分布不集中,为了确保固定资产与使用人员相匹配,在本系统中,资产管理员为每个部门人员设置不同的用户名及密码,可以让各科室人员在其职责范围内对资产进行操作处理。这样做能确保信息不泄露、责任更清晰,管理更方便,并且加强了管理过程中的简便性。
管理动态化。将二维码技术与移动互联网技术相结合,加强了对固定资产的实时监控,实现企事业单位对固定资产的全方位管理。二维码能准确储存固定资产的使用信息,如购置时间、规格型号、生产厂家等。借助智能手机等设备对二维码标签进行扫描,固定资产存放的地点将会被上传到手机端,这样不仅能掌握资产的实时信息,还可以准确地浏览资产所有的操作记录,实现对资产操作流程的日志查询。
管理效率化。在对资产盘点和巡查时,只需要使用手机等设备对资产二维码进行扫描,就可以查看资产的使用者、存放地点等各种信息,从而为资产管理者提供了方便,极大提高资产管理的效率。
固定资产管理的概念已经提出多时,并且不同的企事业单位已经根据自己单位的需求定制开发了不同的固定资产管理系统业务应用。近年来,随着各种新技术的快速发展,特别是移动互联网技术的日新月异,都为高效的资产管理系统的设计与实现提供了便利条件。二维码资产管理系统,实现了固定资产管理的需求,适应了当前技术发展的流行趋势,但是资产管理系统将来会有更加广泛的拓展前景,包括支持的应用的类型、资产管理的类别、应用集成等,这些都将提高固定资产管理的信息化水平。

中国物品编码中心武汉分中心   蔡凯

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