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运用GS1条码完善预包装行业配送管理

发布时间:2018年12月12日 来源:中国自动识别网 作者:胡伟

规模化生产和多层级营销网络在当下已是许多企业寻求的生产经营决胜之道,标准化解决方案在其中发挥着举足轻重的作用,标准化的生产加工流程、物资存储和物流、原料和成品管理乃至电商应用,无不涉及标准化工作,而其中运用条码与自动识别技术解决预包装行业配送管理问题已成为常态。例如,某公司在成都设有120余家门店,其中加盟商和直营商各占一半,在经营过程中遇到了难以解决的问题,特别突出的就是在给各个门店配送的过程中,因为收货时无人监管(送货时还未开始营业),造成门店反映货不齐、不够,但已无法验证,一度让加盟商和工厂的关系陷入尴尬,仅此一项,该公司每年的损失在几十万元。该公司是中国物品编码中心系统成员,通过商品条码系统成员培训,了解到可以通过自动识别技术解决物品的物流和管理问题,于是找到中国物品编码中心成都办事处寻求技术帮助。通过多次到原料采购、生产加工、物流配送、零售门店等环节开展现场调研,成都办事处为该公司定制了一套基于条码和自动识别技术的解决方案,顺利解决了这一难题。
 
基础功能
采购订单的生产
公司目前采购订单的生成是门店打电话到总部订货,由操作人员填写EXCEL表来完成订单。因数据是存放在EXCEL表中,要查询数据会很烦琐。
采购订单的生成修改为:建立一个采购订单数据库,存放所有门店的订购数据。此数据可在后期下载到数据采集器和出库的数据进行对比,保障发货数据的准确性。流程如图1所示。
图1  订单生成与分配流程图
 
产品称重打包
公司目前称重打包方式为使用电子称称量产品并按每种产品的包装重量进行包装,在包装后,包装袋上没有任何产品品名、重量、生产时间、计量单位、称重或包装人员等信息。存在的问题是员工工资发放(计件工资)不能提供员工工作效率分析,产成品重量数据滞后且不准确(若每袋包装多5g,100袋就会多500g),责任人无法追踪、装框复杂且易出现错误(如某门店对某产品需求量大,需投多袋包装)等。
将称重打包修改为把五台普通电子秤更换为条码电子秤,在称重时就可以打印出条码标签(条码标签包含信息为:产品名称、重量、计量单位等信息)且五台条码电子秤可以联网,在称重时把产品、重量、计量单位、包装数量等信息传入后台数据库,形成产成品入库资料,可以同后期出库数据进行比对,明确产出、销售和库存,并能够为企业生产分析时提供基础数据。
配货
公司目前的配货方式为通过一个推车拉着某一产品在配送区把各门店需求的产品投入配送框中,然后再由包装人员把框里的产品装入一个大袋子中。现存如下问题:如前期称重不准确,此时投递的各门店需求的重量也会不准确;有可能在投递时出现投错框的情况;如果最后的打包人员操作粗心,有可能会把本不该属于该门店的产品包装在内,造成某些门店的产品被多投放,而某些门店的产品被少投放,且这种情况无法被发现。
将配货流程修改为:产品投放到框的方式可不作改变,只是在从框取货到打包的流程作些调整,并且把包装物更换为箱或是其他可密封、可回收的容器。因在前期是采用条码电子称称量包装的,所以投递的重量是准确无误的。前期门店的订单下载至该PDA(数据采集器),包装人员在包装时需持一支PDA,对每袋产品上的条码标签进行扫描,把扫描到的数据和门店订单的数据进行比对,确认定购数量和配送的数量相一致,如有不一致情况需填写相关情况说明才能进行下一门店的配送。当在PDA里确认某门店的配送完成后,会有一台标签打印机打印一张标签出来,该标签上会标注门店信息、包装人员信息、配送的产品信息、配货时间、送货时间(按班次)、总重量等信息。以此流程进行操作,至少可以保证在送货人员之前的环节配送不会出现问题,其流程如图2所示。 
图2   打包与配货流程图
送货
公司目前送货模式为送货人员直接在配送区拿到需要送的货物,再运送到各个门店。这种模式下无法控制送货人员在拿货的时候是否会拿错门店的货,也不清楚送货人员何时把货送到门店,送到门店的货是否就是该门店所需要的,送货人员的效率也没法掌握。
将送货流程修改为预先把某送货人员需配送的门店信息下载至PDA,送货人员在送货时扫描需送门店的货物条码,在PDA上核对该货物是否由他配送,并记录下时间;当送货人员把货物送到门店的时候,需再次扫描货物上的条码标签,再次确定该货物是否配送到该门店,并记录下扫描时的GPS坐标和时间。其流程如图3所示。
 图3  送货流程图
 
通过上述配送系统,可以完善整个配送流程,杜绝在称重包装时数据不准确,提高配送发货的准确度,严格控制产出和配送,及时地掌控企业的生产状态,提高企业的生产效率。在产品出现质量问题或丢失的时候,也可以通过这些数据进行追溯,查找出根本原因。因所有流程数据的传递都不需要人工操作,可以杜绝人为造假、串谋等行为,也可以获得企业的很多基础数据,这些数据可在出现问题时用作分析,也可为企业的生产发展提供依据。
 
软件设计
条码设计
以该公司申请的EAN-13码为基础设计称重打包时的条码标签。
标签条码码制采用了GS1-128码。
编码构成:厂商识别代码+产品项目代码+标识码(见图4)。
图4   GS1-128条码标签示例
 
69508673代表的是企业代码;0001是产品码;03280600是标识码,其中0328代表日期3月28日,0600表示重量为600g。
功能描述
有多个部门需要同时处理生产的信息数据,因此需要设计有效的系统安全策略保证数据完整性和合理利用性质,所以首先按照不同的岗位职责分配不同的权限角色,合理分配各操作角色对数据的处理,保证数据的完整与真实。通过对系统进行规划设计整理与分析,将系统划分为下列模块(见表1):
表1  系统模块
网络拓扑图
系统根据无线数据采集器上面的订单信息与建立的基础数据进行扫描比对,确认配货、送货信息是否与门店订单信息匹配,再决定是否继续进行配货送货任务,任务完成以后会记录GPS地址信息、时间信息和人员信息等数据,保证业务流程的严谨性和产品质量的可追溯性,增强各部门之间的协同配合工作,提高工作效率,如图5所示。 
图5  网络拓扑图
系统流程
整个系统大致业务过程见图6,数据的采集与汇总由三个主要环节组成。1.电子秤称重打码记录的信息,该环节属于基础数据。2.配货环节:该环节记录配货人员取货的信息,作为追溯关联信息。3.送货环节:该环节关联订单信息和送货信息,完成后记录GPS地址和时间等数据,作为追溯关联信息。使用条码来管理配送产品,提高管理精确度与配送效率,所有数据在服务器中存储,系统对积累的各环节业务数据综合分析后分类归纳形成报表,作为企业对生产与市场策略定位的决策依据。
通过该方案,依托GS1全球统一标识系统为企业提升管理水平,实实在在为企业解决问题,从而使“成都造”产品更具竞争力,走出四川,走向世界。
 图6  系统流程图
中国物品编码中心成都办事处  胡伟
《条码与信息系统》2018年第6期总第148期
 

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