近年来，随着国内经济稳定发展，中国商品条码系统成员（以下简称系统成员）的不断增多，申请产品项目条码单体数量的不断加大，如何更好地管理好、利用好系统成员档案已成为目前管理部门亟需思考的问题。

商品条码是商品的全球统一标识，是商品在市场流通的“身份证”。目前，商品条码技术已渗透到我国国民经济的各个行业和领域，无论在商品零售、制造业领域，还是在近年迅速崛起的电子商务、现代物流和供应链管理中，都发挥了不可或缺的重要作用。近年来，随着商品条码广泛应用于各类产品中，系统成员也随之不断增加，系统成员的档案管理工作显得尤为重要。

系统成员档案管理现状

系统成员档案是指各省条码管理机构在申请、续展、 变更、补证、注销、胶片订制等登记中直接形成的有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录档案。笔者所在地市现有系统成员4500余家，每个系统成员开发的产品品种少则十几个，多则上千个。而在当前传统管理模式下，若要查询某某系统成员使用了哪个号段的商品条码？或是在用商品条码单品总数究竟有多少？作为管理部门，只能依靠档案柜中的纸质档案去逐条查询得出。显然，这种管理方式远远落后信息管理技术如此发达的当今。

纸质档案数量大，档案质量参差不齐。尤其是在条码业务开展初期，未形成统一的管理标准，加之管理方式粗放，纸质档案格式不一致，纸张有大有小；另外许多早期档案资料陈旧、残缺，模糊不易识别。存在上述问题同时也会为日后纸质档案向电子档案转换的数据采集过程造成巨大困难。

注册、续展档案缺乏有效整合，存在一户多档现象。由于办事机构人手限制，日常业务工作中纸质档案缺乏专人管理，所有即时办理的业务纸质档案基本都是按时间暂时存放，往往导致同一个系统成员档案，因为该机构在年内不同的时间来办理了诸如变更、续展等不同的业务，每次业务形成的纸质代码档案存放在不同的位置，从而导致一户多档问题出现，日积月累使得档案查阅、归档等变得更加困难。

做好商品条码系统成员档案管理的建议

随着系统成员的不断增多，申请产品项目条码单体数量的不断加大，如何更好地管理好、利用好系统成员档案已成为我们亟需思考、亟待解决的问题。

加强人才队伍建设。一是配备档案管理专业人员，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员从事档案管理工作，实现档案科学、规范管理。二是加强档案管理专业知识培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训，使从事档案管理的工作人员了解商品条码系统成员档案管理工作现状及发展动态，掌握科学、先进的工作方法，适应电子化应用新形势下档案管理工作技能要求。

规范业务办理流程。一是归档及时，众所周知，拖沓是档案管理工作大忌，商品条码系统成员日益增多，档案管理更是要做到及时归档，及时录入微机管理，在没有开放专用计算机管理软件的情况下，建议采取纸质档案和office电子档案相结合的管理模式，责任到人，避免发生档案丢失现象。二是做到一户一档，厂商识别代码具有唯一性，以厂商识别代码对每个企业档案进行编号、排序是比较科学的档案管理管理方式。此外，一户一档，还应把有效档案和注销档案分开管理，将注册、续展、变更、补证、注销、胶片订单按序进行排放。

实现网络信息管理。当前，利用数据库对信息量的资源进行信息化管理已经非常成熟，开发利用专用管理软件、建设对外互联网开放管理平台已经是紧迫需要。对于商品条码系统成员来说，成员档案原件即是信息资源，应将现有的纸质档案进行电子扫描归档入电子数据库，全面实现计算机管理。另外，商品条码办理机构作为对外办理商品条码注册等业务的管理机构，开发网站平台，实现用户足不出户进行网上业务办理，这样一来新客户档案信息直接通过互联网数据传输，形成管理部门数据库中的电子档案，工作人员只需利用成熟的软件设计，对后台进行维护，对不合格数据进行驳回，既方便用户，又方便自己。

挖掘利用信息资源。现在，人们对档案的利用需求是多方面的，尤其是数据量大面广的档案信息更是资源挖掘利用的重点，依靠传统的手工检索方式已不能满足社会的需要，实现了计算机管理后，可以用计算机检索查询，节省时间、人力和物力，方便快捷，只要录入厂商识别代码，便可轻松查阅产品的条件信息。当前，系统成员电子档案管理系统的研究内容和应用方向包括纸介质申报材料的电子化、索引数据库的构建、文件存储系统的建立,电子档案的调阅应用等。电子档案建立是基础，应用才是服务于社会的重点。电子档案管理系统建成后，系统成员能通过厂商识别代码、企业名称等对电子档案进行模糊检索,并根据检索得到的电子档案题录信息调阅电子档案全文,还可根据实际需要进行打印操作。 同时，通过该系统在物品编码服务中的应用,缩短服务时间,提高服务效率。

强化专用管理装备。物质是我们提高工作效率的基础，管理部门必须加大投入，配置先进、必要的设施和管理装备，确保档案的妥善保管。一是要建立独立的档案库、档案柜，增强必要的防护措施，如安装防盗门、空调、灭火器、灭鼠器等都必不可少；二是配备必要电子化装备，如网络服务器、商用电脑、笔记本、打印机、快速识别扫描设施以及防火墙、杀毒软件等，为商品条码档案管理信息化建设添置与时代相适应的电子装备。

参考文献：
 [1]中国物品编码中心.商品条码应用指南[M].中国标准出版社,2003.5.
 [2]孔猛.浅谈企业如何做好商品条码的管理和应用[J]. 价值工程，2010.11.116
 [3]方芳等.浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性[J].科技情报开发与经济，2011年02期. 

 作者简介：孟繁友（1958—），男，馆员，主要研究方向：组织机构代码管理、商品条码管理、标准化、信息技术管理等。

(作者单位：孟繁支、杨国玲 烟台市技术监督信息研究所/  秦英凡 烟台市特种设备检验研究院 )

《中国自动识别技术》2016年第4期总第61期